Tko (ne) želi besplatni ured?

Tehnološki razvoj cloud paradigme s jedne strane te, s druge strane, logika tržišnog nadmetanja koja korporacijama diktira vabljenje potencijalnih klijenata kako god se može, naposljetku porodiše dvije odlične besplatne Web usluge: Microsoft Web Office i Google+. U suštini, riječ je o kombinaciji ključnih resursa i funkcionalnosti – od diskovnog prostora, preko mailboxa do uredskih aplikacija - bez kojih nema učinkovitog uredskog poslovanja. Da, u toj domeni naći ćemo i druge igrače ali, barem prema mojim aktualnim spoznajama, samo Microsoft i Google imaju tako dojmljivo rješenje, k tomu (pod)jednako dostupno s raznih uređaja i OS-ova.

Bitno je uočiti da su obje usluge već u svojoj besplatnoj inačici vrlo upotrebljive ne samo za mene-i-tebe kao pojedince nego i za manja poduzeća, obrte... ukratko: rješenje ko stvoreno za hrvatske startupe! Uistinu, ako dosjetljivo rabimo besplatne resurse spomenutih servisa, kao tek porođeni (ili u financijske poteškoće zaglibljeni, heh) privredni subjekt izbjegavamo troškove za servere, uredski softver... čime ujedno minimiziramo i troškove podrške za IT infrastrukturu našeg ureda. Nije to mala stvar!

Objektivno, ono što u fizičkom iliti lokalnom dijelu našeg ureda ipak moramo imati kako bismo se okoristili besplatnim cloud uredskim uslugama Microsofta i Googlea jest:

• računalo PC klase pod Linux, Mac ili Windows OS-om - da, oba servisa podržavaju ove OS-ove tj. preglednike Internet Explorer, Firefox, Chrome... u to ćete se uvjeriti u nastavku ovog članka

• pametni telefoni i tableti s podržanim OS-ovima i browserima - podrška se neprekidno širi, Android je numero uno; lako se o tome informirati jer obje korporacije rado galame na tu temu

• internet konekcija = ako su realizirane gornje dvije točke, očito trebamo i žičanu i bežičnu, a najvažnije je da propusnošću odgovara našim potrebama

• „podrazumijevajuće stvarce“ poput (W)LAN-a, pisača... za lokalnu suradnju i normalno obavljanje radnih aktivnosti

Besplatan softver za automatizirani sync podataka između lokalne i cloud instance vašeg ureda nude i Microsoft i Google, dakako, za određene OS-ove ali, srećom, taj softver zaista nije nužan za uporabu usluge.

Kako se dočepati tih „sve za 0 kuna“ blagodati? Jednostavno – usluge su dostupne odmah po kreiranju LiveID računa pri Microsoftu odn. GMail računa pri Googleu. Svaki identitet dobija svoj diskovni prostor (MS poklanja 7 GB, Google 5 GB + 1 GB za slike) što je maaloo.... dok se ne prisjetimo da je taj oblačni disk samo produžetak naših lokalnih diskova. Nadalje, ako se nas, recimo, petorica, složimo da kod istog Service Providera kreiramo identitete, odmah dobijamo 30-ak GB diskovnog prostora koji je, pazite sad, dostupan svima nama kroz mogućnost dijeljenja mapa i dokumenata. Primjer: svaki od nas petorice kreira grupu poput MOJA-EKIPA, u nju učlani drugu četvoricu, potom grupi dade odgovarajuća prava (R/O ili FC) na mapu ili mape svog diska... ta moja kćer, srednjoškolka, već surađuje sa svojim kolegama (m)učenicima na taj način!

Zbrke se ne moramo bojati jer je na radnoj plohi svakog korisnika jasno vidljivo što je dijeljeno i od koga (vidi sliku 1), nadalje, kroz značajke pojedine mape doći ćemo do informacije tko sve i kakva prava ima na tu stavku. Može se dijeliti i svaki pojedini dokument ali pri iole intenzivnijoj kolaboraciji to je nepraktičan pristup.

Par riječi o kompletu uredskih aplikacija. Microsoft nam daje na raspolaganje svoj Web Office a Google, pak, svoju Docs suitu. Slika 2 pojašnjava o kojim je točno aplikacijama riječ, također pokazuje da obje usluge koristimo s Ubuntua. Ono što se slikom ne može pokazati pa treba reći jest da su oba uredska paketa odlična, vrlo sličnih mogućnosti tj. arsenal njihovih naredbi za-ovo-i-ono zadovoljit će potrebe 90% korisnika.

Nije na odmet spomenuti nadasve praktičnu značajku istovremenog rada nekolicine osoba na istom dokumentu, mogućnost obnove prijašnjih verzija dokumenta, ispis u PDF format, spelling-checker, tu je i Recycle Bin... a u pozadini su i Kalendar te Zadaci, nedvojbeno dragocjene aplikacije jer bez njih je vrlo teško planirati radne obveze. Nek se zna: i Kalendar se može dijeliti, što je još jedan dobrodošao fragment u mozaiku kolaboracije.

Tijekom suradnje možemo se dogovarati mailovima ili chatati jer su i te usluge dostupne u besplatnom modelu. Na slici 3 vidimo takvu situaciju, uočite da Microsoftov Windows Live rabimo posredstvom Ubuntu & Firefox dueta.

Nagradno pitanje: Što nam sugerira slika 4? :-) Dakle, što god mislili o Microsoftovim motivima, činjenica je da se jako trudi oživotvoriti interoperability normu. Samo, oprez, odabirom OpenDocument formata gubite neke mogućnosti Web Office aplikacija, bolje je defaultno spremati u MS-ove formate a samo kad nam baš zatreba takav dokument ručno spremiti u neki ne-MS format... i provjeriti što je od toga ispalo.

Kako vidimo, skoro-pa-badava ured zaista je moguć. Ali, koliko je siguran? Ni kao privatne osobe ne želimo biti provaljeni, okradeni... a poduzeće kao pravna osoba ima razne dodatne potrebe i obveze glede zaštite svoje dokumentacije i od špijunaže i od propadanja. Evo nekih čimbenika i sugestija za naše dobro:

• konekcija na Web aplikacije je enkriptirana (HTTPS), znači, komunikacijski kanal je zaštićen od njuškala;

• sama usluga nudi aktiviranje nekih dodatnih mjera zaštite računa, profila i dokumenata

• kako smo spomenuli ranije, možemo postavljati odgovarajuća prava na biblioteke dokumenata;

• ako nas zabrinjava špijunsko oko samog Service Providera, svaki dokument možemo, odmah nakon što ga finiširamo u Web uredu, premjestiti na lokalni disk ili, još bolje, neki jeftiniji NAS postavljen u lokalnom dijelu našeg ureda; NAS je dobro rješenje i zbog toga što Service Provideri baš ne gledaju blagonaklono na klijente koji mukte troše njihove resurse, ne postoji ugovor kojim su obvezni čuvati naše dokumente... razmete?

NAS je dobrodošao i za spremanje raznih backupova, čuvanje softvera kojime ne raspolažemo u Web instanci našeg ureda i sl.

Jasno, ako posao (daj Bože!) dobro krene, možemo odabrati neki komercijalni model Web ureda kod jednog od (ne)spomenutih Service Providera.

Obavezno štivo za Web ured, posebice besplatan:
http://windows.microsoft.com/hr-HR/windows-live/microsoft-services-agreement
http://www.google.com/policies/terms/